Descubre las mejores estrategias para gestionar el tiempo y ser más productivo

Es probable que en más de una ocasión te hayas preguntado “¿cómo gestionar mi tiempo y cumplir con todas mis actividades pendientes?”, “¿cómo hago para que el tiempo me alcance para hacer todo lo que quiero?”, “¿qué estrategias puedo utilizar para la gestión del tiempo?”.

Si te sientes identificado con estas preguntas y aún no encuentras cómo responderlas, este artículo te puede ayudar, ya que te explicaremos cuáles son las mejores estrategias para gestionar el tiempo y cómo las puedes utilizar en tu día a día.

Cuando termines de leer podrás empezar a gestionar tu tiempo de forma efectiva, saber qué hacer para evitar la procrastinación, y cumplir con todos los objetivos que tienes pendientes.

1. Analiza cómo administras tu tiempo

Lo mejor que puedes hacer para empezar a tener una gestión del tiempo más efectiva, es analizar de qué manera te organizas cotidianamente, cuáles son las cosas en las que te sueles concentrar, y qué tanto tiempo le dedicas a cada actividad.

Esto te permitirá ver qué estás haciendo mal, y planificar acciones para organizar tu tiempo en función de las actividades que debes realizar. De igual manera, te permitirá identificar oportunidades para mejorar, bien sea porque descubriste en qué horarios eres más productivo, o porque evitas actividades que no te ayudan a lograr tus metas.

Lo ideal para aplicar esta estrategia para administración del tiempo es que tomes una hoja de papel y un lápiz para anotar tus ideas y definir con mayor facilidad qué métodos de organización personal utilizarás.

2. Organiza tu tiempo en función de tus prioridades

Para optimizar el tiempo, es necesario que definas muy bien cuáles son tus prioridades, teniendo en consideración que existen algunas actividades que son necesarias y urgentes, mientras que existen otras que no son necesarias y que puedes postergar.

La estrategia de organizar tareas para gestionar tu tiempo te ayudará a realizar las actividades que son indispensables, y dejar para después las actividades que no tienen impacto sobre tu productividad. No hay forma de hacer un día más largo, así que necesitas segmentar las tareas y elegir cuáles son prioritarias.

En la vida existen muchas cosas que son necesarias, sobre todo cuando se trata de recreación y ocio, sin embargo, hay que tener claro que no todo tiene la misma importancia, y que algunas veces tenemos que sacrificar lo que queremos hacer para lograr lo que tenemos que hacer.

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3. Crea una lista de tareas por hacer

Otra estrategia que funciona muy bien para la gestión del tiempo es hacer listas con las tareas pendientes por hacer, de esta manera podemos tener la seguridad de que no nos pasaremos nada por alto, y de que contamos con un registro de todas las actividades que son necesarias y urgentes.

Muchos especialistas en la organización del tiempo recomiendan que este tipo de lista de tareas se realicen antes de acostarse a dormir, para iniciar el día con mayor disposición y tener una especie de cronograma que nos permita cumplir con todas nuestras actividades.

Esto, además, tiene un impacto mental positivo, porque nos ayuda a planificar mejor las cosas y tener hábitos de organización personal saludables. Así que ya sabes que la próxima vez que te preguntes “¿cómo organizar mi tiempo para ser más productivo”, puedes empezar el día anterior haciendo una lista de tareas pendientes.

4. Desarrolla una rutina diaria

Existen algunas cosas muy básicas que te pueden ayudar a mejorar tu gestión del tiempo y aumentar tu rendimiento en todo lo que haces, un ejemplo de ello son las rutinas. Cumplir con ciertos hábitos y tener rutinas bien definidas es una de las estrategias más populares para la organización del tiempo.

Decimos que se trata de cosas muy básicas porque pueden ir desde tender la cama todos los días hasta tener algunos horarios para cada actividad. Lo importante es que las rutinas le dan estructura a tu día, y te permiten seguir un plan diario en el que puedes cumplir con tus actividades más importantes.

Debes tener en cuenta que para que las estrategias para organizar el tiempo sean efectivas debe haber pasado una buena cantidad de tiempo, así que no te preocupes si al principio te cuesta seguir una rutina.

5. Define cuánto tiempo dedicas a cada actividad

Las personas que tienen problemas con la gestión del tiempo no saben con precisión qué tanto se demoran haciendo cada actividad, por ello, no tienen la posibilidad de ver cuando están utilizando el tiempo de forma efectiva y cuándo lo están malgastando.

Un buen consejo de organización personal que te ayudará a saber cómo organizar tu tiempo es definir cuánto te deberías demorar cumpliendo con tus actividades. Por ejemplo, si tienes que hacer un proyecto de diseño gráfico, puedes pensar en la dificultad de lo que tienes que hacer y estimar cuánto deberías tardar en lograrlo.

Haciendo esto, te concentrarás y tratarás de evitar cualquier distracción, sobre todo si eres de los que no se pierden las novedades de Instagram.

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6. Trabaja en un entorno ordenado

Hablando de las distracciones y de sus efectos negativos para la gestión del tiempo, es importante que tomes en cuenta que para ser productivo y realizar tus actividades en el tiempo proyectado, es necesario que ordenes tu entorno y tengas una área de trabajo despejada.

Aunque no lo notes de forma consciente, el cerebro humano entiende el desorden como una tarea por resolver, por lo que un lugar desordenado puede distraerte de lo que estás haciendo y disminuir tu rendimiento.

Te recomendamos que antes de pensar en cómo organizar tu tiempo, pienses en cómo tener un lugar de trabajo con el que te sientas cómodo y que te permita concentrarte.

7. No trates de hacer más de lo que puedes

Tu gestión del tiempo debe ser realista y contemplar que por más que quieras, existen algunos límites que no se pueden superar. Por eso, te recomendamos que no trates de abarcar más actividades de las que realmente puedes lograr, porque lejos de ayudarte con el manejo del tiempo, terminarás sintiéndote abrumado.

Si, por ejemplo, quieres crear una tienda online, tienes que respetar el proceso y no tratar de hacer todo en un solo día. Debes tener presente que existen una serie de pasos a seguir, y que no debes apresurar el proceso. 

8. No utilices las redes sociales en tu horario de trabajo

Ya te hemos explicado cómo organizar tu tiempo utilizando algunas de las estrategias más efectivas que existen, sin embargo, ninguna de ellas funcionará bien si revisas tu teléfono cada cinco minutos.

De hecho, a menos de que seas community manager y tu trabajo sea cumplir con un calendario de contenidos para redes sociales, lo recomendable es que no entres a redes como Instagram, Facebook o Tik Tok mientras trabajas. Las redes sociales son uno de los mayores obstáculos para la gestión del tiempo en las sociedades modernas.

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9. Utiliza algunas técnicas para organizar el tiempo

Si quieres organizar tu tiempo de forma efectiva, puedes poner en práctica algunas de las técnicas más populares en el ámbito empresarial, como la técnica de Pareto, la técnica Pomodoro, y el método Seinfeld.

La idea es que te apoyes sobre el conocimiento colectivo y utilices técnicas de administración del tiempo que han demostrado tener resultados, y que son parte de los programas de capacitación corporativa de gran parte de las empresas del mundo.

• Técnica de Pareto: esta técnica para organizar el tiempo te ayuda a descifrar con qué actividades comenzar. La idea es analizar cuáles son las tareas que tienes pendientes, y realizar el 20 por ciento que tiene más impacto sobre los objetivos que deseas cumplir.
• Técnica Pomodoro: te ayuda a evitar distracciones, porque consiste en dividir el tiempo en intervalos, en los que dedicas 25 minutos al trabajo y descansas 5 minutos. Es una técnica ideal para organizar el tiempo y aumentar la productividad.
• Método Seinfeld: consiste en utilizar un calendario para marcar cada uno de los días en los que has cumplido con tus objetivos. Al finalizar el mes puedes ver cuáles días tienen una marca, cuáles no la tienen, y descubrir si te hace falta organizar tus rutinas diarias.

10. Descarga una aplicación para la gestión del tiempo

La tecnología no siempre tiene que afectar a tu gestión del tiempo, ya que existen aplicaciones de organización personal con las que puedes administrar tu tiempo de forma efectiva y aumentar tu productividad.

Dependiendo de tu manejo del tiempo puedes utilizar diferentes tipos de aplicaciones, algunas que te sirvan para organizarte y otras que te ayuden a evitar distracciones y tener más autodisciplina.

Existen algunas apps para organizarse como Todoist, Google Calendar, Forest y Asaná, con las que puedes lograr grandes cosas, así que te recomendamos ver cuál de ellas se ajusta más a tus necesidades.

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La gestión del tiempo es una de las herramientas más importantes para la productividad personal, especialmente, porque optimizar el uso del tiempo y organizarse bien nos permite concentrarnos en las actividades que tenemos pendientes y cumplir con nuestras metas.

Esperamos que las estrategias que te comentamos te sirvan como tips para organizar tu tiempo, evitar la procrastinación y obtener mejores resultados en todo lo que hagas.

Antes de despedirnos, te recordamos que en el blog de TiendaDa puedes encontrar mucha más información de valor respecto a este tema y aprender cómo ser más productivo.